Tietosuoja­seloste

1 Rekisterinpitäjä

Nimi
Kotilo ry
Osoite
Neitsytkatu 1, 57100 Savonlinna
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
040 5517982

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Pirjo Hartikainen
Osoite
Neitsytkatu 1, 57100 Savonlinna
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
040 5517982

3 Rekisterin nimi

Asukasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• hoidonsuunnittelu, toteutus ja seuranta
• asukkaiden laskutus
• kuntaosuuden laskutus
• tilastointi

Henkilötietoja on ulkoistettu asukas- ja kuntalaskutuksen osalta (asukasnumero, asukkaan nimi, osoite, tilinumero, asumiskulut, kannustusraha). 

Tämä palvelu ostetaan Savonlinnan Tilikeskus Oy:ltä, joiden kanssa on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä. 

Lääkehuoltoon osallistuu Savonlinnan Uusi Apteekki, jonka kanssa on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: nimi, henkilötunnus
Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Asiakkaan pankkitiedot: tilinumero
Läheisen/ edunvalvojan tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti
Kuntasektorin tiedot: sosiaalityöntekijän yhteystiedot
Asukkaan hoito- ja kuntoutustiedot, lääkitys, hoito-ohjeet ja kaikki asukkaiden päivittäistä vointia koskeva seuranta kirjataan

Asukasrekisteri koostuu manuaalisista ja sähköisistä asiakasasiakirjoista (Hilkkaasiakastietojärjestelmä, TUVA – toimintakykymittari), jotka sisältävät käyttötarkoituksensa mukaisesti kaikki ne asiakasta koskevat tiedot, jotka ovat rekisterinpitäjän hallussa. 

Rekisteriin voidaan tallettaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Asukas
Lähettävä sairaala tai muu hoitotaho

Omainen/ läheinen
Asukkaan edustaja (kunta- ja edunvalvoja)

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asukasrekisteritietoja voidaan luovuttaa hoitosuhteen aikana vain asukkaan kirjallisen suostumuksen nojalla. 

Suostumus pyydetään hoitosuhteen alussa. Suostumus määrittelee ne tahot, joille tietoja voidaan luovuttaa: omaisille, kotihoitoon. terveyskeskukseen, vanhainkotiin, hoitavalle lääkärille, kotisairaanhoidolle, sairaalaan, tilitoimistoon.

Mikäli asukkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. 

Asukas tai hänen edustajansa voivat milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään niille tarkoitetuissa lukituissa kaapeissa lukituissa huoneissa. 

Vain hoitohenkilökunta pääsee tarkastelemaan asiakirjoja. Poistamisajat on käsitelty prosessikuvauksessa. 

Aineistoa säilytetään arkistointisäännösten mukaisesti ja hävitetään asianmukaisesti
tietosuojajätteenä (silppuri). 

Hoitosuhteen päätyttyä manuaalinen aineisto siirrteään Itä-Savon sairaanhoitopiirin (Sosterin) arkistoon.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Sähköinen aineisto tallentuu Hilkka-asiakastietojärjestelmään sekä TUVA – järjestelmään.

Sähköisestä arkistoinnista vastaa Hilkka-asiakastietojärjestelmän osalta toimittaja Fastroi ja TUVA -järjestelmän osalta FCG.

Työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat kumpaankin käyttöjärjestelmään.

Hilkka-asiakastietojärjestelmän käyttäjätunnuksia voi luoda kaksi nimettyä Kotilo ry:n pääkäyttäjää. Järjestelmään on määritelty neljä eritasoista käyttäjäryhmää työtehtävien mukaisesti. 

TUVA -järjestelmän käyttäjätunnuksen voi luoda yksi pääkäyttäjä sekä neljä ylläpitäjää. 

Työntekijän perehdytykseen kuuluu tietoturva-asiat.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asukkaille asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Kotilo ry on kouluttanut henkilöstönsä tietosuoja-asetuksen sisällöstä. Henkilöstö on tehnyt salassapitosopimuksen.

10 Tarkastusoikeus

Asukkaalla tai hänen laillisella edustajallaan on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti Kotilo ry:n tietosuojavastaavalle. Tarkistusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. 

Tarkistuspyynnön voi osoittaa osoitteeseen:

Jarkko Venäläinen
Neitsytkatu 1
57100 Savonlinna
Puh. 040 551 7983

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asukkaalla on laillinen oikeus vaatia rekisterissä olevan virheelisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti tietosuojavastaavalle.

Tarkistuspyynnön voi osoittaa osoitteeseen:
Jarkko Venäläinen
Neitsytkatu 1
57100 Savonlinna
Puh. 040 551 7983

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30§:n mukaan asukkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.